Peranan Setiausaha Syarikat: Tugas & Kepentingan

Pengenalan

Kalau anda baru nak tubuhkan Sdn Bhd, anda pasti akan terdengar istilah "setiausaha syarikat." Ramai usahawan baru yang keliru tentang peranan ini. Ada yang ingat setiausaha syarikat sama seperti setiausaha biasa yang buat kerja-kerja admin di pejabat. Sebenarnya, ia jauh berbeza.

Setiausaha syarikat (company secretary) ialah seorang profesional berlesen yang bertanggungjawab memastikan syarikat anda mematuhi semua keperluan undang-undang. Ia bukan pekerja pejabat anda. Ia lebih kepada penasihat pematuhan (compliance advisor) yang membantu anda menguruskan aspek undang-undang dan pentadbiran syarikat.

Di Malaysia, setiap syarikat Sdn Bhd wajib melantik setiausaha syarikat. Ini bukan pilihan. Ia ialah keperluan undang-undang di bawah Akta Syarikat 2016.

Apa Itu Setiausaha Syarikat

Setiausaha syarikat ialah seorang profesional yang dilantik oleh syarikat untuk menguruskan urusan pentadbiran berkanun (statutory compliance) syarikat tersebut. Mereka memastikan syarikat mematuhi semua peruntukan dalam Akta Syarikat 2016 dan peraturan-peraturan SSM.

Setiausaha syarikat bukan:

Pekerja biasa syarikat (walaupun boleh jadi pekerja)
Setiausaha peribadi pengarah
Akauntan atau peguam (walaupun sesetengah akauntan dan peguam juga berkelayakan menjadi setiausaha syarikat)

Setiausaha syarikat ialah:

Profesional berlesen yang didaftarkan dengan SSM
Bertanggungjawab kepada syarikat secara keseluruhan (bukan hanya kepada pengarah)
Penjaga rekod berkanun syarikat

Kelayakan (Lesen SSM)

Tidak semua orang boleh menjadi setiausaha syarikat. Ada kelayakan khusus yang perlu dipenuhi.

Kelayakan minimum:

Seseorang layak menjadi setiausaha syarikat jika dia:

Ahli badan profesional tertentu - Contohnya, ahli Malaysian Institute of Accountants (MIA), Malaysian Bar, Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators (MAICSA), atau badan profesional lain yang diiktiraf oleh Menteri
Berlesen di bawah SSM - Seseorang yang memegang lesen setiausaha syarikat yang dikeluarkan oleh SSM

Syarat tambahan:

Mesti bermastautin di Malaysia (memiliki alamat berdaftar di Malaysia)
Bukan seorang bankrap yang belum dilepaskan
Tidak pernah disabitkan dengan kesalahan tertentu di bawah Akta Syarikat

Ramai firma setiausaha syarikat di Malaysia dimiliki oleh akauntan atau peguam yang juga memberikan khidmat perakaunan dan perundangan. Ini memudahkan anda kerana boleh dapatkan beberapa perkhidmatan dari satu tempat.

Tugas Utama

Tugas setiausaha syarikat sangat luas. Berikut tugas-tugas utama yang mereka jalankan.

1. Penubuhan syarikat

Setiausaha syarikat biasanya membantu dalam proses penubuhan syarikat, termasuk:

Menempah nama syarikat dengan SSM
Menyediakan dokumen penubuhan
Menyediakan perlembagaan syarikat (jika perlu)
Memfailkan permohonan pemerbadanan

2. Penyenggaraan rekod berkanun

Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk menyimpan dan mengemaskini rekod-rekod berkanun syarikat. Antaranya:

Daftar ahli (register of members)
Daftar pengarah (register of directors)
Daftar cagaran (register of charges)
Minit mesyuarat
Resolusi bertulis

3. Pemfailan dengan SSM

Setiap perubahan dalam syarikat perlu dilaporkan kepada SSM. Setiausaha syarikat bertanggungjawab untuk:

Memfailkan laporan tahunan (annual return)
Memfailkan sebarang perubahan (pertukaran pengarah, alamat, pemegang saham)
Memfailkan penyata kewangan tahunan
Memastikan semua pemfailan dibuat tepat pada masa

4. Urusan mesyuarat

Menghantar notis mesyuarat kepada pengarah dan pemegang saham
Menyediakan agenda mesyuarat
Merekodkan minit mesyuarat
Menyediakan resolusi bertulis

5. Nasihat pematuhan

Setiausaha syarikat juga bertindak sebagai penasihat kepada pengarah tentang:

Kewajipan dan tanggungjawab pengarah di bawah undang-undang
Perubahan undang-undang yang berkaitan
Prosedur yang perlu dipatuhi untuk sebarang tindakan korporat

Untuk faham lebih lanjut tentang kewajipan pengarah dan peruntukan undang-undang, baca artikel kami tentang Akta Syarikat 2016.

6. Urusan korporat

Apabila syarikat ingin membuat perubahan besar, setiausaha syarikat akan membantu menguruskan proses tersebut:

Penerbitan saham baru
Pindah milik saham
Pertukaran pengarah
Perubahan alamat berdaftar
Perubahan perlembagaan syarikat
Penggulungan syarikat (winding up)

Wajib Untuk Sdn Bhd (Lantik Dalam 30 Hari)

Di bawah Seksyen 236 Akta Syarikat 2016, setiap syarikat WAJIB melantik sekurang-kurangnya seorang setiausaha syarikat dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemerbadanan.

Ini bermakna, sebaik sahaja Sdn Bhd anda ditubuhkan, anda ada 30 hari untuk melantik setiausaha syarikat. Dalam praktiknya, kebanyakan syarikat melantik setiausaha syarikat semasa proses penubuhan lagi, jadi tempoh 30 hari ini biasanya bukan masalah.

Apa berlaku kalau gagal melantik?

Syarikat dan setiap pegawai yang ingkar boleh dikenakan denda sehingga RM50,000
SSM boleh mengambil tindakan penguatkuasaan

Kalau setiausaha syarikat berhenti:

Syarikat perlu melantik pengganti dalam tempoh 30 hari
Jawatan setiausaha syarikat tidak boleh dibiarkan kosong melebihi 30 hari

Kalau anda sedang dalam proses menubuhkan Sdn Bhd, baca panduan lengkap cara daftar Sdn Bhd untuk faham keseluruhan prosesnya termasuk pelantikan setiausaha syarikat.

Kos Setiausaha Syarikat

Kos setiausaha syarikat ialah salah satu kos tetap yang perlu ditanggung oleh syarikat Sdn Bhd. Berikut anggaran kos semasa.

Yuran tahunan:

Pakej asas: RM800-1,500/tahun
Pakej standard: RM1,500-3,000/tahun
Pakej premium: RM3,000-5,000/tahun

Apa yang termasuk dalam yuran tahunan (pakej asas):

Penyenggaraan rekod berkanun
Pemfailan laporan tahunan dengan SSM
1-2 resolusi biasa setahun
Nasihat pematuhan asas

Kos tambahan yang biasa dikenakan:

Perubahan pengarah: RM200-500
Pindah milik saham: RM300-800
Penerbitan saham baru: RM300-800
Perubahan alamat berdaftar: RM200-500
Resolusi khas: RM200-500

Harga berbeza-beza bergantung kepada firma, lokasi, dan pakej perkhidmatan. Firma di Kuala Lumpur biasanya mengenakan caj yang lebih tinggi berbanding di bandar-bandar lain.

Sesetengah firma setiausaha syarikat juga menawarkan pakej gabungan yang merangkumi perkhidmatan perakaunan dan cukai. Ini boleh jadi lebih jimat berbanding mengambil perkhidmatan secara berasingan.

Cara Pilih Setiausaha Syarikat

Pilih setiausaha syarikat yang betul penting untuk kelancaran operasi syarikat anda. Berikut beberapa panduan.

1. Pastikan berlesen Ini yang paling asas. Pastikan setiausaha syarikat yang anda lantik memang mempunyai lesen yang sah daripada SSM atau ahli badan profesional yang diiktiraf. Jangan lantik orang yang tidak berkelayakan walaupun murah.

2. Semak pengalaman dan reputasi Tanya berapa lama mereka sudah beroperasi. Baca review dari pelanggan lain. Minta rujukan kalau perlu. Firma yang sudah lama beroperasi biasanya lebih boleh dipercayai.

3. Responsif dan mudah dihubungi Ini sangat penting. Anda perlukan setiausaha syarikat yang responsif apabila anda ada soalan atau perlukan tindakan segera. Cuba hubungi mereka sebelum membuat keputusan dan lihat berapa cepat mereka balas.

4. Jelaskan skop perkhidmatan dan kos Minta sebut harga bertulis yang jelas. Faham apa yang termasuk dalam yuran tahunan dan apa yang dikenakan kos tambahan. Ini untuk mengelakkan surprise billing kemudian.

5. Lokasi Walaupun banyak urusan boleh dibuat secara online, ada masanya anda perlu berjumpa secara fizikal. Pilih firma yang lokasinya tidak terlalu jauh dari anda.

6. Perkhidmatan tambahan Ada kelebihan kalau firma setiausaha syarikat anda juga menyediakan perkhidmatan perakaunan dan cukai. Ia memudahkan koordinasi dan kadang-kadang boleh jimat kos.

7. Saiz firma Firma besar biasanya lebih established tapi mungkin kurang personal. Firma kecil mungkin lebih personal tapi mungkin kurang resources. Pilih mengikut keperluan dan keselesaan anda.

Untuk syarikat baru, saya syorkan mulakan dengan pakej asas dari firma yang dipercayai. Anda boleh upgrade kemudian apabila syarikat berkembang dan keperluan meningkat.

Kalau anda nak faham lebih lanjut tentang Sdn Bhd dan kenapa ia perlukan setiausaha syarikat, baca panduan kami tentang apa itu Sdn Bhd.

Soalan Lazim (FAQ)

Bolehkah pengarah syarikat jadi setiausaha syarikat sendiri?

Tidak, melainkan pengarah tersebut memenuhi kelayakan yang ditetapkan (contohnya, ahli MIA atau MAICSA). Pengarah biasa tidak boleh merangkap sebagai setiausaha syarikat.

Adakah enterprise perlu setiausaha syarikat?

Tidak. Hanya syarikat yang diperbadankan (Sdn Bhd, Bhd) yang wajib mempunyai setiausaha syarikat. Enterprise tidak perlu.

Berapa kerap saya perlu berjumpa setiausaha syarikat?

Untuk syarikat kecil yang operasinya stabil, anda mungkin hanya perlu berurusan dengan setiausaha syarikat beberapa kali setahun. Contohnya, untuk pemfailan tahunan, menandatangani resolusi, dan sebarang perubahan dalam syarikat. Kebanyakan urusan boleh dibuat melalui emel atau WhatsApp.

Apa berlaku kalau setiausaha syarikat saya buat kerja tak betul?

Setiausaha syarikat yang gagal menjalankan tugas dengan betul boleh dikenakan tindakan oleh SSM. Anda juga boleh memberhentikan mereka dan melantik pengganti. Kalau kecuaian mereka menyebabkan kerugian kepada syarikat, anda mungkin boleh membuat tuntutan sivil.

Kesimpulan

Setiausaha syarikat bukan sekadar nama dalam borang SSM. Mereka memainkan peranan yang sangat penting dalam memastikan syarikat anda mematuhi undang-undang dan beroperasi dengan teratur. Setiausaha syarikat yang baik boleh menjimatkan masa, mengelakkan masalah undang-undang, dan memberikan ketenangan fikiran kepada anda sebagai pemilik bisnes.

Ambil masa untuk memilih setiausaha syarikat yang betul. Jangan hanya pilih berdasarkan harga yang paling murah. Kualiti perkhidmatan lebih penting dalam jangka panjang. Setiausaha syarikat yang responsif, teliti, dan berpengetahuan ialah pelaburan yang berbaloi untuk syarikat anda.

Dan ingat, walaupun anda sudah lantik setiausaha syarikat, anda sebagai pengarah tetap bertanggungjawab terhadap syarikat. Setiausaha syarikat membantu anda mematuhi undang-undang, tapi tanggungjawab muktamad tetap pada anda.